物流领域中的利润率不高，因此节约每一分钱都是很重要的。对货运代理商和物流企业来讲，利用一切可能挖掘节约潜力是非常重要的，围绕地球运送的货物越多，与货物有关的文件资料就越多，因此，每年打印数百万页文件资料是不可避免的事情。

物流企业日常工作中少不了文件资料的打印、复制、扫描或者传真。但在货运代理和物流运输领域中也有许多方法来减轻企业的工作量，优化工作流程，从而为企业赢得更多的时间。近几年来，文件印刷方面的成本意识明显的增强了，在成本意识增强的过程中，企业管理层和货运代理商的IT技术部门都逐渐的认识到这些文档工作中的节约挖潜的潜力了，引进了关于文件资料打印、复制、扫描和传真的MPS打印管理服务。

企业中MPS打印管理服务工作展开从入门到高级阶段一般分为以下几个阶段：

基础设施的优化

有经验的MPS打印管理技术服务企业首先对用户企业现有的打印工作环境进行深入细致的摸底排查。根据现状分析的结果对现有的、适合于继续使用的打印设备按照成本优化原则进行配置，将其布置到最佳的地点，本地连接的工作站打印机通常都由网络中有着更加经济的单页打印成本、更高效率和更多功能的共享打印机或者多功能设备所代替。

优化的打印设备管理减少打印工作量

图1 智能化的文档采集解决方案明显的缩短了文件处理的时间，常常是将几小时的工作量缩短到几分钟；并能将提货单的打印数量减少50%，能够帮助物流企业节约高达百万欧元的资金

第二步工作与日常的打印设备管理、监控、报告以及积极主动的技术支持有关，而在自动化的打印耗材供应中，用户对MPS必要性的认识常常是一个决定性的要素，通过打印连接系统化的与MPS打印管理服务商联系起来之后，打印耗材就会实时、运送到打印服务商那里，因为所有的耗材订购都是由打印设备发出去的，对于MPS打印服务的用户来讲，他们就省去了打印机耗材的库存，除了节约了宝贵的时间还节约了不少的预筹资金。

在第三步中，提高打印工作量的透明度是非常重要的一个工作环节，在MPS打印管理工具的帮助下，企业可以清楚的知道有多少打印设备打印了多少页的文件资料，其中又有多少页是实际发送出去的，价值几何，而这些数据不仅只涉及到诸多方面，例如Lexmark公司就为其全球的MPS打印服务客户提供了高度现代化的MPS打印管理服务平台，这种新的MPS打印管理服务平台可以运行各种应用技术，可以用所有的终端设备来调用，并根据用户的不同职位和岗位提供不同的访问权限。

业务流程优化大数据和预测服务

图2 Lexmark公司‘前瞻性服务’的维护保养使用了打印机中传感器的100多个数据点，对这些数据进行分析评估，以便早期就能发现故障隐患，及早排除，避免影响对MPS文件管理服务的用户产生影响，提供最好的、性能强大的文件打印服务

除了节约，对物流企业来讲另一个非常重要的问题就是速度，几乎没有一个领域像物流一样重视‘时间就是金钱’的格言了，而高效的内部物流就是提高物流速度的基本前提。因此，MPS打印管理服务的第四步就是整体方案的优化，不仅是‘输出基础设施’的优化同时也包括了业务流程的优化，这里的一个重要发展趋势就是MPS打印管理服务与DMS文件管理服务的相互结合，这里的DMS文件管理服务侧置于数字化文件的汇总和管理，而这又与起着关键作用的智能化MFP多功能仪器设备、复杂的物资出入库管理和不断进步的DMS文件管理、企业管理解决方案的无缝合作密不可分。

这里，数字获取解决方案，即Capture软件提供的解决方案能够为物流领域中的企业带来不少的好处。这一软件解决方案能够帮助企业在运输合同、技术服务合同、物资出入库文件、供货清单和费用计算等方面的工作中实现工作量的现代化。软件系统能够对扫描的文件进行识别和分类分级，并列出它们中的关键信息，省去了费时费力的人工分拣和保存物资出入库资料工作。

对于物流企业来讲打印好提货单，卡车司机签字之后，再扫描一下这些文件，建立索引，确认核实只需几秒钟的时间。也就是说几乎可以实时的做好电子文件。电子技术的表格和工作流解决方案也是必不可少的，以便创建库存监控的数字化授权表单。这就能够使用数字化的审批许可，和数字化签名，从而也简化了损失赔偿和检查审核的工作过程。这一软件系统还能够识别和提取供货单中的各个单项内容，核查各个单项的信息，并将审核结果发送到物流中心的主控制系统中去；所有的这些都只需最小的工作付出。

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